Datenschutzinformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zur Nutzung der Datenaustauschplattform dDataBox

Verantwortliche
Behörde für Gesundheit, Soziales und Integration (Sozialbehörde) – Versorgungsamt
Adolph-Schönfelder-Straße 5
22083 Hamburg
Telefon: (040) 4 28 63 – 0
E-Mail: versorgungsamt@soziales.hamburg.de

Datenschutzbeauftragter
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Behörde für Gesundheit, Soziales und Integration (Sozialbehörde) - beh. DSB -
Hamburger Straße 47
22083 Hamburg
Tel.: 040 / 428 63 – 2681
E-Mail: datenschutz@soziales.hamburg.de

Zweck
Die dDataBox (Internetanwendung) dient dem Austausch von Dateien u.a. bei der Akteneinsicht im Versorgungsamt, deren Inhalt ggf. vertrauliche oder schützenswerte Informationen enthält, im Rahmen der Aufgabenerfüllung des Absenders.
Die Nutzenden stellen als Absender Dateien auf der Dateiaustauschplattform zum Abruf bereit. Der Empfänger wird durch die Dateiaustauschplattform automatisiert per E-Mail über für ihn zum Abruf bereitgestellte Dateien informiert.

Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a, e, Abs. 2, Abs. 3 S. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m.
§§ 35 SGB I, 67 ff. SGB X i.V.m. § 152 SGB IX u.a.

Protokollierung
Im Rahmen der Nutzung der dDataBox-Dateiaustauschplattform wird die Nutzung durch Absender und Empfänger protokolliert. Die aufgezeichneten Informationen umfassen:

  • Zeitpunkt, zu dem die Aktion vom Benutzer ausgeführt wurde

  • Login-Status des jeweiligen Benutzers

  • Art des Nutzungsereignisses, dazu zählen: z.B. das Ablegen oder der Abruf einer Datei, die Benachrichtigung des Empfängers

  • Detaillierte Beschreibung der ausgeführten Aktion, z.B. Dateinamen, Größe der Datei und des Datenraumes

Die protokollierten Nutzungsinformationen werden 90 Tagen ab Erhebung gespeichert, um Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten, und danach gelöscht.

Kategorien Betroffener
Nutzende der Datenaustauschplattform sind unter anderem Antragsstellende im Versorgungsamt sowie Mitarbeitende anderer Institutionen, Behörden und Versorgungsämter (als Absender und Empfänger).

Datenkategorien
Alle Daten (u.a. auch Gesundheitsdaten und Sozialdaten, Beschäftigtendaten), die durch die Nutzenden ausgetauscht werden.

Kategorien Empfänger
Die im Rahmen des Datenaustauschprozesses beteiligten Personen (Absender und Empfänger) haben Zugriff auf die Daten.

Datenübermittlung in Drittstaaten
Nicht geplant

Hosting
Die Dataport AöR (www.dataport.de) als öffentlich-rechtlicher IT-Dienstleister für die Freie und Hansestadt Hamburg ist technischer Betreiber der Plattform.
Die Plattform wird von der Dataport AöR in Deutschland in einem Dataport eigenen Rechenzentrum vorgehalten.

Dauer der Speicherung
Die Gültigkeit des Abruflinks für die Empfänger und die Speicherdauer der in der dDataBox abgelegten Dateien legt der Absender individuell fest.
Wenn keine Festlegung durch den Absender erfolgt, beträgt die Gültigkeit des Abruflinks 21 Tage und die Speicherdauer 30 Tage in der dDataBox (Standardeinstellung).

Datensicherheit
Die Nutzung der dDataBox Internetanwendung wird für die Kommunikation und Datenübertragung mit dem Internetbrowser zwischen Absender und Empfänger durch den Einsatz der Transportverschlüsselung SSL/TLS realisiert.
Die dDataBox unterstützt eine clientseitige Verschlüsselung, diese ist vom Data Room Administrator für den jeweiligen Data Room zu aktivieren.
Das Kennwort für die Dateifreigabe wird auf einem separaten Weg übermittelt und nicht gemeinsam mit dem Freigabelink versendet.

Betroffenenrechte

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Entsprechende Anträge sind an die oben genannte Verantwortlichen zu richten, wobei Textform (E-Mail) genügt.

Beschwerderecht
Sie haben nach Artikel 77 DSGVO außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg
Tel.: (040) 4 28 54 - 40 40
E-Fax: (040) 4 28 54 – 40 00
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Stand Oktober 2025